Internalizacja procesów księgowych, kadrowych i płacowych
Zaplanowałam i zrealizowałam przejęcie księgowości, kadr i płac z dwóch zewnętrznych biur rachunkowych do wewnątrz organizacji, zapewniając ciągłość operacyjną, zgodność z przepisami oraz uporządkowanie historycznych rozliczeń w trakcie zmiany.
Kontekst projektu i cel biznesowy
Obsługa księgowa, kadrowa i płacowa firmy była realizowana przez dwa zewnętrzne biura rachunkowe. Po podjęciu decyzji o przejęciu tych procesów do wewnątrz organizacji powierzono mi odpowiedzialność za zaplanowanie i przeprowadzenie całego procesu end-to-end, obejmującego zarówno transfer bieżących obowiązków, jak i audyt dotychczasowej dokumentacji oraz stosowanych rozwiązań.
Na etapie planowania zidentyfikowałam kluczowe ryzyka projektu:
Na etapie planowania zidentyfikowałam kluczowe ryzyka projektu:
W celu mitygacji ryzyka zaproponowałam wcześniejsze rozpoczęcie projektu oraz etapowe przygotowanie organizacji do przejęcia obowiązków od stycznia, tak aby zminimalizować ryzyko błędów, opóźnień i problemów formalnych.
Skala działalności objętej projektem
0
zł obrotu rocznie
0
faktur sprzedażowych miesięcznie
0
faktur kosztowych miesięcznie
Celem projektu było przeprowadzenie zmiany w sposób kontrolowany i bezpieczny, bez zakłóceń bieżącej działalności operacyjnej oraz bez ekspozycji firmy na ryzyka podatkowe, kadrowe i organizacyjne.
Realizacja projektu i kluczowe działania
Proces zaprojektowałam etapowo, koncentrując się na minimalizacji ryzyk i utrzymaniu kontroli nad kluczowymi obszarami.
Audyt dokumentacji
Przeanalizowałam kompletność i spójność danych księgowych oraz kadrowych, porównując stan faktyczny z zapisami w systemach i dokumentacją biur rachunkowych.
Porządkowanie spraw historycznych
Zidentyfikowałam i doprowadziłam do rozwiązania nieujawnionych wcześniej nieprawidłowości, m.in. brak formalnego zgłoszenia urlopu ojcowskiego do ZUS oraz rozliczenie amortyzacji środka trwałego w mniej korzystny sposób niż ustalono.
Planowanie ryzyk czasowych i kadrowych
Uwzględniłam ograniczoną dostępność kluczowych osób pod koniec roku, wprowadzając bufor czasowy i priorytetyzując zadania krytyczne dla styczniowego startu.
Wybór i test narzędzia księgowego
Wykonałam research dostępnych rozwiązań, wybrałam system księgowy i przeprowadziłam miesięczny okres testowy w celu weryfikacji poprawności danych oraz spełnienia naszych wymagań przed pełnym wdrożeniem.
Koordynacja formalna
Prowadziłam komunikację z biurami rachunkowymi, ZUS, urzędem skarbowym oraz innymi instytucjami, dbając o formalne i terminowe zamknięcie wszystkich zobowiązań.
Audyt dokumentacji
Przeanalizowałam kompletność i spójność danych księgowych oraz kadrowych, porównując stan faktyczny z zapisami w systemach i dokumentacją biur rachunkowych.
Porządkowanie spraw historycznych
Zidentyfikowałam i doprowadziłam do rozwiązania nieujawnionych wcześniej nieprawidłowości, m.in. brak formalnego zgłoszenia urlopu ojcowskiego do ZUS oraz rozliczenie amortyzacji środka trwałego w mniej korzystny sposób niż ustalono.
Planowanie ryzyk czasowych i kadrowych
Uwzględniłam ograniczoną dostępność kluczowych osób pod koniec roku, wprowadzając bufor czasowy i priorytetyzując zadania krytyczne dla styczniowego startu.
Wybór i test narzędzia księgowego
Wykonałam research dostępnych rozwiązań, wybrałam system księgowy i przeprowadziłam miesięczny okres testowy w celu weryfikacji poprawności danych oraz spełnienia naszych wymagań przed pełnym wdrożeniem.
Koordynacja formalna
Prowadziłam komunikację z biurami rachunkowymi, ZUS, urzędem skarbowym oraz innymi instytucjami, dbając o formalne i terminowe zamknięcie wszystkich zobowiązań.
Rezultaty i wpływ biznesowy
Zakres odpowiedzialności
Inne projekty
Czas na działanie
Porozmawiajmy o Twoich potrzebach i sprawdźmy, jak mogę wesprzeć Twój zespół.