Karolina Zielonka

Optymalizacja strategii podatkowej

Zaprojektowałam i wdrożyłam strategię podatkową, która wygenerowała ponad 250 000 PLN oszczędności w pierwszym roku przy zachowaniu pełnej stabilności operacyjnej.

Kontekst projektu i cel biznesowy

Wewnętrzna inicjatywa zrealizowana w firmie handlowo-usługowej działającej w branży ochrony przeciwpożarowej, specjalizującej się w sprzedaży stolarki przeciwpożarowej na indywidualne zamówienie.

W momencie rozpoczęcia projektu firma osiągała satysfakcjonujące wyniki finansowe. Jednak w trakcie przejmowania obsługi księgowo-podatkowej zidentyfikowałam istotną szansę na optymalizację strategii podatkowej, bez konieczności wprowadzania zmian zakłócających podstawową działalność operacyjną.

Celem projektu było zidentyfikowanie, zaprojektowanie oraz wdrożenie nowej strategii podatkowej, która pozwoliłaby uzyskać mierzalne oszczędności finansowe przy zachowaniu stabilności operacyjnej firmy.

Analiza i discovery

Przeprowadziłam wstępną analizę dostępnych danych historycznych w celu szybkiej weryfikacji, czy dalsze, pogłębione prace mają uzasadnienie biznesowe. Po potwierdzeniu potencjalnej wartości projektu zaproponowałam przeznaczenie około dwóch tygodni intensywnej pracy (równolegle z bieżącymi obowiązkami) na zaprojektowanie nowej strategii podatkowej.

Wnioski oraz rekomendacje zostały przedstawione właścicielom firmy wraz z omówieniem spodziewanych korzyści, kompromisów, wymagań wdrożeniowych oraz potencjalnych ryzyk.

Projekt rozwiązania i wdrożenie

Po uzyskaniu akceptacji interesariuszy poprowadziłam fazę wdrożeniową, która wymagała skoordynowanego zarządzania zmianą w zespołach sprzedaży i operacji.

Kluczowe działania obejmowały:
  • zdefiniowanie warunków, które zapewniały, że korzyści fiskalne nie wpłyną negatywnie na operacje
  • przygotowanie jasnego planu wdrożenia 
  • przeprowadzenia szkolenia implementacji na poziomie operacyjnym
  • stworzenie narzędzia wspierającego bieżącą analizę danych sprzedażowych, umożliwiającego ciągłą weryfikację założeń oraz rezultatów

Wyzwania w trakcie realizacji

Pierwsze miesiące wiązały się z wyzwaniami, które obejmowały głównie:
  • błędy po stronie dostawców, którzy wystawiali dokumenty niezgodnie z przekazanymi wytycznymi
  • początkowy opór i pomyłki zespołów wewnętrznych wynikające z utrwalonych nawyków
  • czasochłonne korekty wymagające kontaktu z klientami oraz instytucjami publicznymi
Problemy były rozwiązywane iteracyjnie poprzez usprawnienie komunikacji, doprecyzowanie wytycznych oraz stopniowe ograniczanie liczby błędów.

Rezultaty i wpływ biznesowy

Początkowe analizy wskazywały na potencjalne roczne oszczędności na poziomie około 80 000 PLN.
Dzięki świadomemu zarządzaniu sprzedażą, bieżącemu monitorowaniu oraz iteracyjnemu doskonaleniu procesu firma osiągnęła ponad 250 000 PLN oszczędności podatkowych już w pierwszym roku — ponad trzykrotnie więcej niż pierwotne założenia
Całkowity koszt projektu ograniczył się wyłącznie do wewnętrznego czasu pracy.

Zakres odpowiedzialności

Byłam odpowiedzialna za projekt end-to-end: od identyfikacji szansy, przez analizę danych, identyfikacje ryzyk i sposobów na ich mitygacje, komunikację z interesariuszami, zarządzanie zmianą, po wdrożenie, monitoring oraz ciągłe doskonalenie rozwiązania.

Inne Projekty

Automatyzacja i usprawnienie procesu obsługi płatności

Standaryzacja identyfikacji zamówień w rozliczeniach z dostawcami

Usprawnienie kontroli kosztów i rentowności projektów wielodostawowych

Internalizacja procesów księgowych, kadrowych i płacowych

Czas na działanie

Porozmawiajmy o Twoich potrzebach i sprawdźmy, jak mogę wesprzeć Twój zespół.