Automatyzacja i usprawnienie procesu obsługi płatności
Kontekst projektu i cel biznesowy
Wewnętrzna inicjatywa zrealizowana w firmie handlowo-usługowej działającej w branży ochrony przeciwpożarowej, specjalizującej się w sprzedaży stolarki przeciwpożarowej pod indywidualne zamówienie.
Projekt obejmował optymalizacje procesów, którego celem było usprawnienie codziennej obsługi płatności dla zespołów Sprzedaży oraz Obsługi Klienta w modelu biznesowym opartym na produkcji pod zamówienie, gdzie rozpoczęcie realizacji było możliwe wyłącznie po otrzymaniu przedpłaty lub zaliczki.
Projekt koncentrował się na ograniczeniu ryzyka operacyjnego, eliminacji błędów oraz poprawie użyteczności informacji o płatnościach — bez wdrażania nowych systemów ani ponoszenia dodatkowych kosztów zewnętrznych.
Projekt obejmował optymalizacje procesów, którego celem było usprawnienie codziennej obsługi płatności dla zespołów Sprzedaży oraz Obsługi Klienta w modelu biznesowym opartym na produkcji pod zamówienie, gdzie rozpoczęcie realizacji było możliwe wyłącznie po otrzymaniu przedpłaty lub zaliczki.
Projekt koncentrował się na ograniczeniu ryzyka operacyjnego, eliminacji błędów oraz poprawie użyteczności informacji o płatnościach — bez wdrażania nowych systemów ani ponoszenia dodatkowych kosztów zewnętrznych.
Wyzwanie biznesowe
Obsługa płatności (10–20 transakcji dziennie) opierała się na sprawdzaniu wpływów w systemie bankowym oraz manualnym przekazywaniu informacji do zespołów Sprzedaży i Obsługi Klienta poprzez kopiowanie treści do wiadomości e-mail.
Tak skonstruowany proces generował istotne ryzyka operacyjne, w tym:
Tak skonstruowany proces generował istotne ryzyka operacyjne, w tym:
W efekcie błędy były często identyfikowane dopiero na etapie miesięcznych uzgodnień księgowych, co bezpośrednio wpływało na opóźnienia terminów realizacji zamówień oraz jakość obsługi klientów.
Analiza problemu i potrzeb interesariuszy
Po przejęciu odpowiedzialności za obsługę płatności przeanalizowałam funkcjonujący proces pod kątem jego skuteczności i skalowalności.
W trakcie rozmów z zespołami Sprzedaży oraz Obsługi Klienta zidentyfikowałam kluczowy insight użytkowy – choć ręczne kopiowanie informacji było wykonalne z perspektywy osoby realizującej ten proces, to dla zespołów korzystających z danych wielokrotnie w ciągu dnia, było nieoptymalne pod kątem użyteczności, narażone na błędy oraz ryzyka pominięć.
Przesunięcie perspektywy z efektywności wykonania pojedynczej czynności na realny sposób wykorzystania informacji przez użytkowników końcowych stało się podstawą do przeprojektowania całego procesu w oparciu o ich rzeczywiste potrzeby.
W trakcie rozmów z zespołami Sprzedaży oraz Obsługi Klienta zidentyfikowałam kluczowy insight użytkowy – choć ręczne kopiowanie informacji było wykonalne z perspektywy osoby realizującej ten proces, to dla zespołów korzystających z danych wielokrotnie w ciągu dnia, było nieoptymalne pod kątem użyteczności, narażone na błędy oraz ryzyka pominięć.
Przesunięcie perspektywy z efektywności wykonania pojedynczej czynności na realny sposób wykorzystania informacji przez użytkowników końcowych stało się podstawą do przeprojektowania całego procesu w oparciu o ich rzeczywiste potrzeby.
Projekt rozwiązania i wdrożenie
Zaprojektowałam i wdrożyłam narzędzie automatyzujące w Excelu, które przekształcało dzienne eksporty CSV z banku w czytelny, ustandaryzowany i przyjazny dla użytkownika raport.
Rozwiązanie:
Rozwiązanie:
Narzędzie generowało codziennie identyczny, przewidywalny format, co znacząco poprawiło jego użyteczność w pracy operacyjnej.
Wyzwania i ryzyka
Problemy były rozwiązywane iteracyjnie poprzez dopracowanie logiki, udoskonalanie narzędzia oraz bieżący feedback użytkowników.
Rezultaty i wpływ biznesowy
Narzędzie jest używane nieprzerwanie od kilku lat jako stabilny standard operacyjny.
Budżet
Projekt zrealizowano bez dodatkowych kosztów finansowych, przy nakładzie około 10 godzin pracy wewnętrznej.
Zakres odpowiedzialności
Zidentyfikowałam problem, przeprowadziłam discovery, zaprojektowałam rozwiązanie, wdrożyłam narzędzie oraz zadbałam o jego długoterminowe wykorzystanie i utrzymanie.
Projekt pokazuje podejście zorientowane na użytkownika, optymalizację procesów oraz pełne ownership od identyfikacji problemu po stabilne wdrożenie.
Projekt pokazuje podejście zorientowane na użytkownika, optymalizację procesów oraz pełne ownership od identyfikacji problemu po stabilne wdrożenie.
Inne Projekty
Czas na działanie
Porozmawiajmy o Twoich potrzebach i sprawdźmy, jak mogę wesprzeć Twój zespół.