Usprawnienie kontroli kosztów i rentowności projektów wielodostawowych
Zaprojektowałam i wdrożyłam lekki system śledzenia kosztów, który umożliwił rzetelne raportowanie finansowe i sprawiedliwe naliczanie prowizji sprzedażowych w złożonych projektach wielodostawowych — bez wdrażania nowych narzędzi i bez dodatkowego budżetu.
Kontekst projektu i cel
Wewnętrzna inicjatywa zrealizowana w firmie handlowo-usługowej działającej w branży ochrony przeciwpożarowej, specjalizującej się w sprzedaży stolarki przeciwpożarowej wykonywanych na indywidualne zamówienie.
Wraz z rozwojem firmy znacząco wzrosła liczba realizowanych projektów oraz liczba dostawców zaangażowanych w pojedyncze zamówienia. Projekty miały charakter indywidualny i często składały się z kilku komponentów kosztowych, zamawianych u różnych kontrahentów.
Faktury kosztowe wpływały asynchronicznie, często z opóźnieniem i bez jednoznacznych odniesień do wewnętrznych zamówień. Zidentyfikowałam narastające ryzyko dla poprawności raportowania finansowego, kalkulacji marż projektowych oraz zasad naliczania prowizji sprzedażowych.
Celem było przywrócenie przejrzystości i kontroli kosztów na poziomie projektu, przy zachowaniu prostoty i niskiego obciążenia operacyjnego zespołów.
Wraz z rozwojem firmy znacząco wzrosła liczba realizowanych projektów oraz liczba dostawców zaangażowanych w pojedyncze zamówienia. Projekty miały charakter indywidualny i często składały się z kilku komponentów kosztowych, zamawianych u różnych kontrahentów.
Faktury kosztowe wpływały asynchronicznie, często z opóźnieniem i bez jednoznacznych odniesień do wewnętrznych zamówień. Zidentyfikowałam narastające ryzyko dla poprawności raportowania finansowego, kalkulacji marż projektowych oraz zasad naliczania prowizji sprzedażowych.
Celem było przywrócenie przejrzystości i kontroli kosztów na poziomie projektu, przy zachowaniu prostoty i niskiego obciążenia operacyjnego zespołów.
Wyzwanie operacyjne i finansowe
Kluczowym wyzwaniem był brak strukturalnej informacji o kosztach przypisanych do konkretnych zamówień w modelu produkcji indywidualnej.
Problemy operacyjne obejmowały:
Problemy operacyjne obejmowały:
Konsekwencje biznesowe
Skala operacyjna
0
osobowy zespół sprzedaży
0
nowych projektów miesięcznie
0
faktur kosztowych miesięcznie
0
faktur sprzedażowych miesięcznie
Interesariusze i ich potrzeby
Właściciel firmy
Zespół sprzedaży
Księgowość
Projekt rozwiązania i wdrożenie
Analiza procesu wykazała, że główną przyczyną problemów był brak strukturalnej informacji o planowanych kosztach na początku realizacji projektu.
Zaprojektowałam prosty mechanizm oparty na Excelu, który umożliwiał zespołowi sprzedaży oznaczanie, na etapie realizacji projektu:
Zaprojektowałam prosty mechanizm oparty na Excelu, który umożliwiał zespołowi sprzedaży oznaczanie, na etapie realizacji projektu:
Kluczowe założenia projektowe
Wdrożenie rozwiązania zostało poprzedzone konsultacjami oraz przetestowaniem przez kluczowego pracownika działu, aby zapewnić dopasowanie do rzeczywistego sposobu pracy.
Strategia wdrożenia zakładała:
Strategia wdrożenia zakładała:
Poziom adaptacji osiągnął ponad 70%, co okazało się wystarczające do znaczącego ograniczenia niepewności przy rozliczeniach oraz uproszczenia pozostałych przypadków, w których oznaczenia nie zostały uzupełnione.
Rezultaty i wpływ biznesowy
Choć nie wszystkie efekty były mierzone ilościowo, wpływ operacyjny rozwiązania był jednoznaczny:
Rozwiązanie skalowało się wraz z rozwojem organizacji i nie wymagało dodatkowego budżetu poza czasem poświęconym na jego zaprojektowanie i wdrożenie
Kluczowe wnioski
Zakres odpowiedzialności
Inne Projekty
Czas na działanie
Porozmawiajmy o Twoich potrzebach i sprawdźmy, jak mogę wesprzeć Twój zespół.